1 | WIE ZIJN WIJ EN HOE KUN JE CONTACT MET ONS OPNEMEN?

Dit is de privacyverklaring van De Arend Waardenburg B.V. (“De Arend”, “wij” of “ons”). Wij leveren interieur- en projectinrichtingsdiensten voor zakelijke klanten. Onze dienstverlening omvat onder meer het adviseren over inrichting en materiaalkeuze, het ontwerpen van interieurconcepten, het leveren van meubel- en maatwerkoplossingen, het uitvoeren van montage- en installatiewerkzaamheden en het begeleiden van complete projectrealisaties. Als je (een werknemer van) een klant, partner of leverancier bent of een bezoeker van onze website, als je contact met ons opneemt per e-mail of telefoon, of bij ons solliciteert, kunnen wij jouw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken. Ook kunnen wij je persoonsgegevens uit andere bronnen verkrijgen, zoals via openbare websites, leveranciers of andere zakelijke partners.

Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee wij je direct of indirect kunnen identificeren. Hieronder vallen bijvoorbeeld namen, e-mailadressen, telefoonnummers en identificatienummers. Dit zijn slechts enkele voorbeelden; er zijn nog veel meer soorten gegevens die persoonsgegevens kunnen zijn.

In alle hiervoor omschreven gevallen is deze privacyverklaring van toepassing en zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke van je persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe wij zorgvuldig en veilig met je persoonsgegevens omgaan. Wij verduidelijken welke persoonsgegevens wij verzamelen, hoe lang wij deze bewaren en hoe je jouw rechten kunt uitoefenen. Het is belangrijk dat je hiervan op de hoogte bent.

Voor vragen, opmerkingen of klachten over deze privacyverklaring of ons gebruik van jouw persoonsgegevens, kun je contact met ons opnemen via de volgende contactgegevens:

De Arend Waardenburg B.V.
Koeweistraat 6
Waardenburg (4181 CD), Nederland
info@de-arend.com

2 | WELKE PERSOONSGEGEVENS VERZAMELEN WIJ EN VOOR WELKE DOELEINDEN

Klanten: levering van producten en diensten

Wanneer jij of jouw werkgever een offerte bij ons aanvraagt, producten bij ons afneemt of ons inschakelt voor projectinrichting, ontwerp, levering of montagewerkzaamheden, verwerken wij bepaalde persoonsgegevens. Deze gegevens zijn noodzakelijk om de overeenkomst met jou of jouw werkgever uit te voeren. Zonder deze gegevens kunnen wij onder andere geen offertes uitbrengen, bestellingen verwerken, producten leveren, projecten realiseren of onze administratieve verplichtingen nakomen.

Wij kunnen jouw persoonsgegevens rechtstreeks van jou ontvangen, bijvoorbeeld wanneer je een contactformulier invult op onze website of per e‑mail contact opneemt. In andere gevallen ontvangen wij persoonsgegevens via jouw werkgever of een andere vertegenwoordiger van het bedrijf waarvoor je werkt.

Voor deze doeleinden kunnen wij onder meer de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen:

• volledige naam;
• (zakelijk) adres, postcode en plaats;
• (zakelijk) telefoonnummer;
• (zakelijk) e-mailadres;
• (zakelijke) betalingsgegevens, zoals bankrekeningnummers;
• werkgerelateerde informatie, zoals functietitel en bedrijfsnaam;
• informatie over de afgenomen producten en diensten;
• alle andere persoonsgegevens die aan ons worden verstrekt om producten en diensten te leveren.
Jouw persoonsgegevens worden bewaard gedurende de looptijd van de overeenkomst en maximaal twee jaar daarna, tenzij wij eerder een verzoek tot verwijdering ontvangen. In bepaalde gevallen kunnen wij niet volledig aan een dergelijk verzoek voldoen, bijvoorbeeld wanneer wij jouw persoonsgegevens langer moeten bewaren om aan een wettelijke verplichting te voldoen. Zo zijn wij volgens Nederlandse wetgeving verplicht om fiscale en administratieve gegevens zeven jaar te bewaren.

Partners en leveranciers: ontvangst van producten en diensten

Wanneer wij producten of diensten inkopen bij onze partners of leveranciers, verwerken wij persoonsgegevens van medewerkers die betrokken zijn bij de samenwerking. Deze verwerking is noodzakelijk om bestellingen te plaatsen, leveringen te ontvangen, afspraken te maken, projecten te coördineren en de administratie zorgvuldig af te handelen. Wij kunnen deze persoonsgegevens rechtstreeks van jou ontvangen, bijvoorbeeld wanneer je per e‑mail of telefoon met ons communiceert, of indirect via jouw werkgever of collega’s.

In de praktijk gaat het onder meer om situaties waarin wij bij een meubelfabrikant stoelen, tafels, onderstellen of maatwerk bestellen en daarbij contact hebben met accountmanagers, planners of administratief medewerkers om prijzen af te stemmen en leveringen te coördineren. Ook wanneer transportbedrijven meubelen of materialen bij ons of op projectlocaties afleveren, verwerken wij persoonsgegevens.

Voor deze doeleinden kunnen wij onder meer de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen:

• volledige naam;
• (zakelijk) adres, postcode en plaats;
• (zakelijk) telefoonnummer;
• (zakelijk) e-mailadres;
• (zakelijke) betalingsgegevens, zoals bankrekeningnummers;
• werkgerelateerde informatie, zoals functietitel en bedrijfsnaam;
• informatie over de afgenomen producten en diensten;
• alle andere persoonsgegevens die aan ons worden verstrekt om producten en diensten te ontvangen.
Jouw persoonsgegevens worden bewaard gedurende de looptijd van de overeenkomst en maximaal twee jaar daarna, tenzij wij eerder een verzoek tot verwijdering ontvangen. In bepaalde gevallen kunnen wij niet volledig aan een dergelijk verzoek voldoen, bijvoorbeeld wanneer wij jouw persoonsgegevens langer moeten bewaren om aan een wettelijke verplichting te voldoen. Zo zijn wij ook voor dit doeleinde op grond van Nederlandse wetgeving verplicht om fiscale en administratieve gegevens zeven jaar te bewaren.

Website en contactverzoeken

Wanneer jij onze website bezoekt, verwerken wij persoonsgegevens, onder meer door het plaatsen van cookies of soortgelijke technologieën. Wij gebruiken functionele en analytische cookies waarmee wij informatie over jouw websitebezoek kunnen verzamelen.

Wanneer ons gebruik van functionele en analytische cookies gepaard gaat met het verzamelen van persoonsgegevens, baseren wij ons op het gerechtvaardigd belang als rechtsgrondslag. Het gerechtvaardigd belang ligt in het waarborgen dat onze website correct functioneert en voldoende beveiligd is.

Ook maken wij gebruik van reCAPTCHA, een dienst van Google die de website beschermt tegen bots, spam en andere kwaadaardige software. Wij gebruiken reCAPTCHA bijvoorbeeld om misbruik van ons contactformulier te voorkomen. Om deze reden kan jij worden gevraagd om een vakje aan te vinken of een andere verificatiestap uit te voeren wanneer jij het contactformulier indient.

Daarnaast verwerken wij jouw persoonsgegevens wanneer jij contact met ons opneemt via ons online contactformulier, via de e-mail, telefoon of sociale media. Op die momenten verwerken wij jouw persoonsgegevens om met jou te kunnen communiceren en jouw verzoek te kunnen behandelen. Dit doen wij op basis van het gerechtvaardigd belang om tijdig op jouw verzoeken te kunnen reageren.

Voor deze doeleinden kunnen wij onder meer de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen:

• volledige naam;
• (zakelijk) telefoonnummer;
• (zakelijk) e-mailadres;
• werkgerelateerde informatie, zoals functietitel en bedrijfsnaam;
• informatie over afgenomen producten en diensten;
• cookiegegevens, inclusief IP-adressen;
• alle andere persoonlijke gegevens die aan ons worden verstrekt, bijvoorbeeld via het contactformulier of via de e-mail.
Wij bewaren deze gegevens zo lang als nodig is om op jouw verzoek te kunnen reageren en ten minste één jaar na ontvangst van het verzoek. De persoonsgegevens die via cookies worden verzameld, staan vermeld in onze cookiebanner, samen met de bewaartermijnen voor elke cookie. Daarnaast kan onze website anonieme gegevens verzamelen om onze diensten te verbeteren. Dergelijke gegevens kunnen worden bewaard zo lang als nodig is.

Sollicitatieprocedure

Wanneer jij bij ons solliciteert, hebben wij jouw persoonsgegevens nodig om jouw sollicitatie te beoordelen en contact met jou op te nemen over jouw sollicitatie. Wij hebben een gerechtvaardigd belang bij de verwerking van deze gegevens. Wanneer jij in de laatste fase van de sollicitatieprocedure zit, zijn jouw persoonsgegevens nodig voor het opstellen van de arbeidsovereenkomst.

Voor deze doeleinden kunnen wij onder meer de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen:

• volledige naam;
• adres, postcode en woonplaats;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• geboortedatum;
• opleiding en werkervaring;
• motivatiebrief;
• cv en alle daarin opgenomen informatie;
• alle andere persoonsgegevens die jij ons in het kader van de sollicitatieprocedure hebt verstrekt.
Wij bewaren jouw persoonsgegevens tot vier weken na afloop van de sollicitatieprocedure. Als jij daarvoor toestemming hebt gegeven, kunnen wij jouw persoonsgegevens tot een jaar na de procedure bewaren. Zo kunnen wij opnieuw contact met jou opnemen als er in de toekomst een geschikte vacature vrijkomt.

3 | WIE ONTVANGT JOUW PERSOONSGEGEVENS?

Om onze producten aan te kunnen bieden en onze diensten te kunnen verlenen, werken wij samen met andere partijen. Sommige partijen verwerken persoonsgegevens uitsluitend in onze opdracht, wat is vastgelegd in een verwerkersovereenkomst. Wij geven deze partijen uitsluitend op basis van onze instructies toegang tot jouw persoonsgegevens.

Verder kunnen wij jouw persoonsgegevens delen met andere verwerkingsverantwoordelijken:

• In sommige bepaalde verwerken wij persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van een partner, zoals een franchisenemer. In die situaties verwerken wij persoonsgegevens als verwerker volgens de afspraken in de verwerkersovereenkomst. Deze privacyverklaring is op die verwerkingen niet van toepassing.
• een andere ontvanger indien dit vereist is door de wet, een gerechtelijk bevel of andere juridische procedures, zoals in het geval van een fusie, overname of verkoop van activa, een rapport aan een toezichthoudende autoriteit of in geval van faillissement.
Op onze website kan jij ook links naar websites van derden vinden, zoals Facebook, LinkedIn, Instagram, YouTube en TikTok. Deze knoppen worden gebruikt om de integratie van die websites met onze eigen website mogelijk te maken. Door op een of meer van deze knoppen te klikken, activeer jij de functionaliteit en kunnen derden advertentie-pixelcookies plaatsen op jouw computer. Deze cookies kunnen puur functioneel zijn, maar kunnen ook worden gebruikt om bij te houden welke websites jij bezoekt, om een profiel van jouw online gedrag op te bouwen en om jou gepersonaliseerde advertenties te tonen. Voor meer informatie over wat deze websites met jouw persoonsgegevens kunnen doen, verwijzen wij jou naar hun privacy- en cookieverklaring. Wij raden jou aan deze verklaringen zorgvuldig te lezen voordat jij op deze knoppen klikt.

4 | GEGEVENSOVERDRACHT BUITEN DE EUROPESE UNIE?

Het uitgangspunt is dat jouw persoonsgegevens door ons worden opgeslagen binnen de Europese Economische Ruimte (“EER”). Als jouw persoonsgegevens toch worden doorgegeven aan partners, leveranciers of anderen buiten de EER, dan doen wij dat alleen als het derde land een adequaat beschermingsniveau garandeert. In bepaalde landen buiten de EER – waaronder, op de datum van de laatste update van deze privacyverklaring, Andorra, Argentinië, Canada (commerciële organisaties), de Faeröer, Guernsey, Israël, het eiland Man, Japan, Jersey, Nieuw-Zeeland, de Republiek Korea, Zwitserland, het Verenigd Koninkrijk onder de AVG en Richtlijn (EU) 2016/680, en de VS (commerciële organisaties die deelnemen aan het EU-VS-kader voor gegevensbescherming), en Uruguay (voor meer informatie en een actuele lijst van landen, klik hier) – worden jouw persoonsgegevens beschouwd als adequaat beschermd in overeenstemming met de Europese wetgeving.

Waar geen sprake is van een adequate bescherming, treffen wij passende waarborgen om ervoor te zorgen dat jouw persoonsgegevens alsnog beschermd zijn, zoals het sluiten van de meest recente standaardcontractbepalingen goedgekeurd door de Europese Commissie, aangevuld met aanvullende waarborgen. Een kopie van deze waarborgen kan worden verkregen door een e-mail te sturen naar info@de-arend.com.

Indien er geen passende waarborgen van toepassing zijn, zullen wij jouw persoonsgegevens alleen doorgeven indien een wettelijke uitzondering van toepassing is. Een voorbeeld van een dergelijke uitzondering is uitdrukkelijke toestemming.

5 | HOE WORDEN JOUW PERSOONSGEGEVENS BESCHERMD?

Wij nemen de bescherming van jouw persoonsgegevens serieus en nemen passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, ongeoorloofde toegang en openbaarmaking te voorkomen.

Wij maken gebruik van passende en doeltreffende technische, operationele en organisatorische beveiligingsmaatregelen. Zo wordt de toegang tot persoonsgegevens altijd afgeschermd met multi-factor authenticatie (mfa) en maken wij gebruik van beveiligde verbindingen waarmee alle informatie tussen jou en onze website wordt afgeschermd wanneer jij persoonsgegevens invoert. Als jij toch een (beveiligings)incident opmerkt of vermoedt dat er een incident heeft plaatsgevonden, neem dan onmiddellijk contact met ons op via info@de-arend.com.

Zoals hierboven aangegeven, kunnen onze websites ook links naar andere websites bevatten. Hoewel deze websites zorgvuldig zijn geselecteerd, kunnen wij geen verantwoordelijkheid aanvaarden voor de manier waarop deze organisaties met jouw persoonsgegevens omgaan. Daarom raden wij jou ten zeerste aan om ook het privacybeleid van deze websites te raadplegen.

6 | WAT ZIJN JOUW RECHTEN?

• Recht op inzage en informatie
Je hebt het recht om informatie op te vragen over hoe wij jouw persoonsgegevens verwerken, wie de specifieke ontvangers zijn, en om kopieën van jouw persoonsgegevens te ontvangen. Er kunnen bepaalde uitzonderingen of beperkingen van toepassing zijn, wat kan betekenen dat je niet altijd alle informatie over de persoonsgegevens die wij verwerken ontvangt.

• Recht op rectificatie
Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens te laten corrigeren om ervoor te zorgen dat deze juist en actueel zijn. Je hebt ook het recht om rectificatie van persoonsgegevens te vragen als deze door derden aan ons zijn verstrekt en je van mening bent dat deze objectief gezien onjuist of onvolledig zijn.

• Recht op verwijdering (“recht om te worden vergeten”)
In het algemeen heb jij het recht om te verzoeken dat (een deel van) jouw persoonsgegevens worden verwijderd, bijvoorbeeld wanneer de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor onze doeleinden of onrechtmatig zijn verwerkt. Het is echter mogelijk dat wij jouw persoonsgegevens niet altijd (volledig) kunnen wissen, bijvoorbeeld als de gegevens nog nodig zijn om te voldoen aan een wettelijke verplichting of om een rechtsvordering in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen. Om deze reden zullen wij jouw belang bij verwijdering altijd afwegen tegen onze noodzaak om de persoonsgegevens voor andere legitieme doeleinden te bewaren.

• Recht op beperking van de verwerking
Onder bepaalde omstandigheden kun jij verzoeken dat de verwerking van jouw persoonsgegevens door ons wordt beperkt. Dit kan bijvoorbeeld als de juistheid van jouw persoonsgegevens wordt betwist, de verwerking onrechtmatig is of de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden van de verwerking. In bepaalde situaties kunnen wij jouw persoonsgegevens nog steeds gebruiken, bijvoorbeeld als dit noodzakelijk is voor rechtsvorderingen of om de rechten van anderen te beschermen.

• Kennisgeving van rectificatie, verwijdering of beperking
Tenzij dit onmogelijk is of onevenredig veel moeite kost, zullen wij ook de ontvangers van jouw persoonsgegevens informeren over elke rectificatie, verwijdering of beperking van de verwerking.

• Recht op gegevensoverdraagbaarheid
Onder bepaalde omstandigheden kun jij verzoeken om de persoonsgegevens die jij aan ons hebt verstrekt, over te dragen aan een andere partij. Jij hebt ook het recht om jouw persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machinaal leesbaar formaat te ontvangen, zodat jij de gegevens zelf aan een andere partij kunt doorgeven.

• Recht van bezwaar
Onder bepaalde omstandigheden kan jij bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door ons of door derden die wij inschakelen. Bij de beoordeling van een bezwaar houden wij rekening met verschillende factoren, waaronder de rechtsgrondslag, de redelijke verwachtingen van onze klanten, de voordelen en risico’s voor jou, ons of derden, en andere beschikbare middelen om hetzelfde doel te bereiken die mogelijk minder ingrijpend zijn. Als het bezwaar wordt aanvaard, zullen wij de verwerking van jouw persoonsgegevens staken.

• Recht om toestemming in te trekken
Als wij je om toestemming hebben gevraagd voor een specifieke verwerking, heb je het recht om jouw toestemming altijd weer in te trekken. Het intrekken van jouw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking ervan.

• Recht om een klacht in te dienen
Als je van mening bent dat de verwerking van jouw persoonsgegevens onrechtmatig is, kun je contact met ons opnemen. Wij zullen altijd samen met je naar een oplossing zoeken. Mocht dit niet mogelijk zijn, dan heb jij het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens. Jij kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Jij kunt jouw verzoek(en) om deze rechten uit te oefenen indienen via info@de-arend.com. Om jouw privacy te beschermen, zullen wij redelijke maatregelen nemen om jouw identiteit te verifiëren voordat wij op het verzoek reageren. Alleen jij, of iemand die wettelijk bevoegd is om namens jou op te treden, kan een verifieerbaar verzoek met betrekking tot jouw persoonsgegevens indienen. Wanneer jij een verzoek indient, kunnen wij jou bijvoorbeeld vragen om jouw naam, e-mailadres of andere informatie in onze administratie te bevestigen om zo jouw identiteit te verifiëren. Dit is een veiligheidsmaatregel om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens niet worden bekendgemaakt aan personen die daar geen recht op hebben.

Wij zullen zo snel mogelijk, en uiterlijk één maand na ontvangst, op jouw verzoek reageren. Daarbij zullen wij ook beoordelen of en in hoeverre wij op grond van de wet aan het verzoek kunnen of moeten voldoen. Indien een verlenging van maximaal twee maanden nodig is, zullen wij jou hiervan ook binnen één maand na ontvangst van het verzoek op de hoogte stellen. Het indienen van jouw verzoek is gratis, tenzij het verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, met name vanwege het repetitieve karakter. Wij behouden ons ook het recht voor om een redelijke vergoeding in rekening te brengen als jij extra kopieën aanvraagt in verband met jouw inzageverzoek.

7 | WIJZIGINGEN PRIVACYVERKLARING

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Wij raden je daarom aan deze webpagina regelmatig te raadplegen. Als wij wezenlijke wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring, zullen wij jou hiervan op redelijke wijze op de hoogte stellen, bijvoorbeeld via een e-mail of door een bericht op onze website te plaatsen.